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即実践!スケジュール管理のポイント7つ! Googleカレンダーの活用法

 

スケジュール管理ができない原因とは?

 

「ちゃんとスケジュール立ててたのに、クレーム対応でめちゃくちゃになった。」

「スケジュールは、しっかり組んでるはずなのに、なぜか毎日、退社が21時すぎてしまう。」

 

皆さんもこのような経験で日々、頭を悩ませていませんか?

 

「スケジュール管理ができない」、「スケジュールを立てても後ろ倒しで毎日残業」みたいなことになってしまう原因とはなんでしょうか。

 

以下、チェックリストで、日々のスケジュール管理について振り返ってみましょう。

 

□ タスクを把握できていない

□ 作業時間がわかっていない

□ 期限を設けていない

□ スケジュールを隙間なく立てている

□ 作業内容だけを予定に入れている

□ 段取りができていない

□ いくつもの作業を同時に行っている

 

いかがでしたか?

1つでも当てはまる場合、あなたのスケジュール管理には、何かしらの問題があると考えられます。

 

今回は、スケジュール管理する上でのポイント7つをご紹介します。普段、私自身が実践していることも交えていきますので、少しでも参考になれば幸いです。

 

 

スケジュール管理のポイントつ!

 

  1. タスクを把握する
  2. 作業時間を知る
  3. 期限を設ける
  4. 空き時間を作る
  5. 優先順位を把握する
  6. スケジュールを共有する
  7. 移動時間を入れる

 

タスクを把握する

 

スケジュール管理は、まず「自分がすべきこと(タスクを把握することから始まります。

自分がやることを把握できていなかったり、漏れていたりするとスケジュールが組めなかったり、後ろ倒しに繋がってしまいます。

参考までですが、私はタスク管理で、Googleカレンダー使用してます。

下記、参考にしてみてください。

「タスク」、「メモ」など、自分でわかりやすいようにしましょう。

 

日程が未定のタスクを、ある程度のところに入力しておけば、漏れの防止にもなります。

 

こちらの終日ボタンをチェックすると、日付の下にスケジュールが表示されます。

 

作業時間を知る

 

自分が1つの作業をしているのにどのくらい時間がかかってるかは、なかなか把握できていないものです。

 

より正確なスケジュール管理をするためには「作業時間を知る」ことです。

 

  • 契約書作成に30分かかった
  • メールのチェックに10分かかった
  • 訪問先までの移動に45分かかった

など計測してみましょう。

計測は、簡易的な手段の方が実施しやすいです。例えば、作業開始と終了時の時間をメモしておくだけでも把握できます。

 

スマートな仕事をしているビジネスマンは、正確な作業時間を知っています。

普段から仕事にかかる時間を把握しておくことで、より精度の高いスケジュール管理ができます。

 

しかし、「仕事中に計測できない」と思われる方いらっしゃると思います。そんな方は、「自分がその作業にかかると思う時間+15分」でスケジュールを立ててみてください。

最初は、そうすることで、ある程度余裕を持ったスケジュールを組めますし、時間が足りなくなるリスクは緩和できます。

私は、時間把握できた作業の横に数字を入れてます。「あれ?どのくらいかかるんだっけ?」ということがなくなりました。

 

 

期限を設定する

 

「だらだら作業をしてたら、2日間もかかってしまった。」こんな経験をしたことはないでしょうか?

 

スケジュール管理できる人は、仕事に「期限」を設けています。タイムリミットを設けると、その時間内で仕事を仕上げるための工夫が生まれたりもします。

 

スピードアップや作業を省略したり、より効率化を目指せます。

例えば

  • メールはフォーマットを作る。
  • 移動時間に電話連絡をする。

などです。

 

※すべての仕事が想定した時間に終わるとは限らないので、状況に応じて調節する必要があります。

 

私が普段、工夫してる点は、自分の仕事に期限を設けているのはもちろんですが、「仕事を頼んだ相手」にも設けてます。

そうすることで、相手の期限から自分の行動を決めやすくできます。くれぐれも言い方には気をつけてください。あくまでも「どのぐらいでできそうですか?」と柔らかくです。

 

空き時間を作る

 

仕事をしていると取引先でのトラブル、クレーム等、防ぎようのないことが発生します。いくら徹底したスケジュール管理をしていても、イレギュラーがいつ起こるかは誰にもわかりません。

「空き時間を作る」ことが、上記のようなトラブル発生時の対策には有効です。

 

前段の「作業時間を知る」でも触れましたがが、「自分がその作業にかかると思う時間+15分」で見積もっておくと、スケジュールの前後に余裕が持てます。

予定の間に、「空き時間」を持たせることで、イレギュラーが発生してもその影響を抑えられます。

 

× 隙間なく埋められたスケジュール

○ 空き時間があるゆとりスケジュール

 

※休憩時間を増やすということではないので、ご注意ください。

 

優先順位を把握する

 

スケジュール管理をする上で、「優先順位を把握する」ことは重要です。

普段から「重要度」「緊急度」を判断しておく必要があります。

 

下記のように、普段の仕事で判断する練習をしておきましょう。

 

  • 上司からの指示 → 高
  • クレーム → 高
  • 顧客の定期訪問 → 中
  • メールの返信 → 低

 

普段から練習、把握をしておくとこで、突発的な仕事が発生した際も、すぐに優先順位を把握できます。

 

※あくまでもこの優先順位は、自身の判断基準になってしまいます。適宜、上司、同僚との認識の調整は必要です。

 

スケジュールを共有する

「同僚にスケジュールを共有したら、すでに予定が入っていて、再調整しなければならなくなった。」

「上司の予定がわからず、会議中に何度も電話してしまった」

このような経験があるのではないでしょうか?

こちらは私も使っているツールのGoogleカレンダーが非常に便利で、解決してくれます。

 

自分のスケジュールを通知共有でき、相手のスケジュールも設定しておくことで、瞬時に確認することでできます。

 

 

ユーザー追加で自分のスケジュールを共有できます。

自己完結しない、チームで仕事をしている方にはオススメです。

 

移動時間を入れる

 

「完璧なスケジュールのはずが、思ったより移動に時間がかかってしまい、遅刻してしまった。」

「訪問後、自社で会議があるが、間に合わなかった。」

移動時間をざっくり考えていたことで、上記のような経験はありませんか?

 

スケジュールを組む際に、「移動時間」や「所要時間」までは記入しない方が多いのではないでしょうか。

 

遅刻、スケジュールの後ろ倒しを防ぐには「移動時間」、「所要時間」を細かくに可視化しておく必要があります。

 

私は、カレンダーに訪問する場合は、必ず「移動時間」をいれています。

訪問自体は1時間程度の入力になりますが、移動を考慮すると今回のようなトータル1時間半の入力になります。

 

まとめ

 

行動の棚卸し

 

  1. タスクを把握する
  2. 作業時間を知る
  3. 期限を設ける
  4. 空き時間を作る
  5. 優先順位を把握する
  6. スケジュールを共有する
  7. 移動時間を入れる

 

上記のようなポイントをご説明しましたが、1番大事なのは「日々のスケジュール管理の棚卸し」です。

週に1回、月に1回と人それぞれですが、自分の行動がどうだったか振り返る時間を作ってみてください。

 

振り返る中で、今回ご紹介したポイントが少しでもお役にたてれば幸いです。

 

 

使いやすいツール

 

私はGoogleカレンダーを使っていますが、使いやすいツールを見つけることもスケジュール管理をする上では重要です。

 

アプリなのか、本屋さんで売ってる手帳なのかは、人それぞれだと思います。

 

色々試して、自分に合ったツールを使っていきましょう。

 

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