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スケジュール管理ができない原因とは？
｢ちゃんとスケジュール立ててたのに、クレーム対応でめちゃくちゃになった。｣
｢スケジュールは、しっかり組んでるはずなのに、なぜか毎日、退社が21時すぎてしまう。｣
皆さんもこのような経験で日々、頭を悩ませていませんか？
｢スケジュール管理ができない｣、｢スケジュールを立てても後ろ倒しで毎日残業｣みたいなことになってしまう原因とはなんでしょうか。
以下、チェックリストで、日々のスケジュール管理について振り返ってみましょう。
□ タスクを把握できていない
□ 作業時間がわかっていない
□ 期限を設けていない
□ スケジュールを隙間なく立てている
□ 作業内容だけを予定に入れている
□ 段取りができていない
□ いくつもの作業を同時に行っている
いかがでしたか？
１つでも当てはまる場合、あなたのスケジュール管理には、何かしらの問題があると考えられます。
今回は、スケジュール管理する上でのポイント7つをご紹介します。普段、私自身が実践していることも交えていきますので、少しでも参考になれば幸いです。
スケジュール管理のポイントつ！
- タスクを把握する
- 作業時間を知る
- 期限を設ける
- 空き時間を作る
- 優先順位を把握する
- スケジュールを共有する
- 移動時間を入れる
タスクを把握する
スケジュール管理は、まず｢自分がすべきこと（タスク）｣を把握することから始まります。
自分がやることを把握できていなかったり、漏れていたりするとスケジュールが組めなかったり、後ろ倒しに繋がってしまいます。
参考までですが、私はタスク管理で、Googleカレンダー使用してます。
下記、参考にしてみてください。
｢タスク｣、｢メモ｣など、自分でわかりやすいようにしましょう。
日程が未定のタスクを、ある程度のところに入力しておけば、漏れの防止にもなります。
こちらの終日ボタンをチェックすると、日付の下にスケジュールが表示されます。
作業時間を知る
自分が1つの作業をしているのにどのくらい時間がかかってるかは、なかなか把握できていないものです。
より正確なスケジュール管理をするためには「作業時間を知る」ことです。
- 契約書作成に30分かかった
- メールのチェックに10分かかった
- 訪問先までの移動に45分かかった
など計測してみましょう。
計測は、簡易的な手段の方が実施しやすいです。例えば、作業開始と終了時の時間をメモしておくだけでも把握できます。
スマートな仕事をしているビジネスマンは、正確な作業時間を知っています。
普段から仕事にかかる時間を把握しておくことで、より精度の高いスケジュール管理ができます。
しかし、｢仕事中に計測できない｣と思われる方いらっしゃると思います。そんな方は、｢自分がその作業にかかると思う時間+15分｣でスケジュールを立ててみてください。
最初は、そうすることで、ある程度余裕を持ったスケジュールを組めますし、時間が足りなくなるリスクは緩和できます。
私は、時間把握できた作業の横に数字を入れてます。｢あれ？どのくらいかかるんだっけ？｣ということがなくなりました。
期限を設定する
｢だらだら作業をしてたら、2日間もかかってしまった。｣こんな経験をしたことはないでしょうか？
スケジュール管理できる人は、仕事に「期限｣を設けています。タイムリミットを設けると、その時間内で仕事を仕上げるための工夫が生まれたりもします。
スピードアップや作業を省略したり、より効率化を目指せます。
例えば
- メールはフォーマットを作る。
- 移動時間に電話連絡をする。
などです。
※すべての仕事が想定した時間に終わるとは限らないので、状況に応じて調節する必要があります。
私が普段、工夫してる点は、自分の仕事に期限を設けているのはもちろんですが、｢仕事を頼んだ相手｣にも設けてます。
そうすることで、相手の期限から自分の行動を決めやすくできます。くれぐれも言い方には気をつけてください。あくまでも｢どのぐらいでできそうですか？｣と柔らかくです。
空き時間を作る
仕事をしていると取引先でのトラブル、クレーム等、防ぎようのないことが発生します。いくら徹底したスケジュール管理をしていても、イレギュラーがいつ起こるかは誰にもわかりません。
｢空き時間を作る｣ことが、上記のようなトラブル発生時の対策には有効です。
前段の｢作業時間を知る｣でも触れましたがが、｢自分がその作業にかかると思う時間+15分｣で見積もっておくと、スケジュールの前後に余裕が持てます。
予定の間に、｢空き時間｣を持たせることで、イレギュラーが発生してもその影響を抑えられます。
× 隙間なく埋められたスケジュール
○ 空き時間があるゆとりスケジュール
※休憩時間を増やすということではないので、ご注意ください。
優先順位を把握する
スケジュール管理をする上で、｢優先順位を把握する｣ことは重要です。
普段から「重要度」「緊急度」を判断しておく必要があります。
下記のように、普段の仕事で判断する練習をしておきましょう。
- 上司からの指示 → 高
- クレーム → 高
- 顧客の定期訪問 → 中
- メールの返信 → 低
普段から練習、把握をしておくとこで、突発的な仕事が発生した際も、すぐに優先順位を把握できます。
※あくまでもこの優先順位は、自身の判断基準になってしまいます。適宜、上司、同僚との認識の調整は必要です。
スケジュールを共有する
｢同僚にスケジュールを共有したら、すでに予定が入っていて、再調整しなければならなくなった。｣
｢上司の予定がわからず、会議中に何度も電話してしまった｣
このような経験があるのではないでしょうか？
こちらは私も使っているツールのGoogleカレンダーが非常に便利で、解決してくれます。
自分のスケジュールを通知共有でき、相手のスケジュールも設定しておくことで、瞬時に確認することでできます。
ユーザー追加で自分のスケジュールを共有できます。
自己完結しない、チームで仕事をしている方にはオススメです。
移動時間を入れる
｢完璧なスケジュールのはずが、思ったより移動に時間がかかってしまい、遅刻してしまった。｣
｢訪問後、自社で会議があるが、間に合わなかった。｣
移動時間をざっくり考えていたことで、上記のような経験はありませんか？
スケジュールを組む際に、「移動時間」や「所要時間」までは記入しない方が多いのではないでしょうか。
遅刻、スケジュールの後ろ倒しを防ぐには「移動時間」、「所要時間」を細かくに可視化しておく必要があります。
私は、カレンダーに訪問する場合は、必ず｢移動時間｣をいれています。
訪問自体は1時間程度の入力になりますが、移動を考慮すると今回のようなトータル1時間半の入力になります。
まとめ
行動の棚卸し
- タスクを把握する
- 作業時間を知る
- 期限を設ける
- 空き時間を作る
- 優先順位を把握する
- スケジュールを共有する
- 移動時間を入れる
上記のようなポイントをご説明しましたが、１番大事なのは｢日々のスケジュール管理の棚卸し｣です。
週に1回、月に1回と人それぞれですが、自分の行動がどうだったか振り返る時間を作ってみてください。
振り返る中で、今回ご紹介したポイントが少しでもお役にたてれば幸いです。
使いやすいツール
私はGoogleカレンダーを使っていますが、使いやすいツールを見つけることもスケジュール管理をする上では重要です。
アプリなのか、本屋さんで売ってる手帳なのかは、人それぞれだと思います。
色々試して、自分に合ったツールを使っていきましょう。